krono.inaplo.hu

Tags: könyvtárügy

Ha a pr főnök megteremtette az intézményei pr összes formáját, akkor bátran gondolhat a külső kapcsolatok kiépítésére.

A külső pr magába foglalja a szervezet kapcsolatát a környezetével. Tehát mindennel és mindenkivel, aki nem tagja a szervezetnek, de valamilyen módon kapcsolatban áll vele (pl. a célcsoport, adományozók, támogatók, partnerek, sajtó, de még a konkurencia is). A külső pr segít programjaink megvalósításában, az adománygyűjtésben, a célcsoport megszólításában, növelheti szervezetünk erkölcsi támogatását stb.

 

A külső pr eszközei és feladatkörei

A legtöbben a külső pr eszközei közül egyedül a médiát ismerik, ezért sokan tévesztik össze a sajtómunkát a pr-el. Azonban a média csupán ennek egy részét teszi ki. Bármely pr eszközt választjuk is céljaink eléréséhez, a legfontosabb választási szempont az, hogy a megfelelő tartalomhoz, az üzenethez a megfelelő formát, a megfelelő eszközt válasszuk ki. Tehát az üzenet kibocsátójának, a szervezet public relations-részlegének óriási a felelőssége abban, hogy az üzenet a megfelelő csatornákon jusson el a megfelelő célcsoporthoz.[1]

Az imázs formálása

Sokan használják az image, az imázs kifejezéseket, sokszor helytelenül. Helyesen a magyar nyelvben két szót használunk az imázs szó értelmezésére. Az egyik az arculat, a másik a képmás. Mindkét kifejezés alatt mást értünk. Az arculat az, amilyennek a szervezet önmagát mutatni szeretné. A képmás pedig az a kép, az a jelentés-tartalom, amely a szervezetről a környezetében megjelenik. Törekednünk kell tehát arra, hogy e kettő fedje egymást, eltérő esetben nem lesz hitele annak, akinek az arcképe és képmása eltér egymástól. Az arculatot döntően a kommunikáció, a termék és szolgáltatás minősége és a fizikai megjelenés határozza meg.

A termék és szolgáltatás megjelenése

Az imázst nagyban befolyásolja a szervezet által előállított termék vagy szolgáltatás. A szolgáltatás minőséget a munkatársak verbális és nonverbális kommunikációjának minősége határozza meg leginkább (nyelvtudása, megjelenése, fellépése, stílusa), de emellett a szorosabban, lazábban kötődő eszközök, így a berendezkedések állapota, tisztasága, a szobanövények szintén hatást gyakorolnak a befogadókra.[2] Ma már az interneten való jelenlét is döntő szerepű. Információs és könyvtári szervezet esetében meghatározó, hogy a szolgáltatásai hogyan és mennyire érhetők el honlapján keresztül. Komoly imázsnövelő- ma már szinte elvárt-, ha egy könyvtár elektronikus katalógusa az interneten is elérhető, legyen naprakész, az előjegyzéseket is lehessen online formában intézni, a könyvtárosok pedig emailen keresztül is adjanak tájékoztatást.

Szervezeti vizuális elemek (CD-Corporate Design)

Az arculati elemek hatásukat egymással összhangban fejtik ki. Mégis az elemzés érdekében külön tárgyalom a vizuális és nem vizuális arculati elemeket. A vizuális elemek közé tartozik a logó, a színvilág, a szimbólum, a betűtípus, a levélpapír, a névjegy, az épület, a berendezés stb., de hatásuk ebben az esetben is együttesen jelentkezik. Fontos a következetesség, hogy a logó szín-, forma-és betűvilága visszaköszönjön az épületen, levélpapíron, honlapon, a munkatársak öltözetén.[3]

A vizuális elemek tervezését lehetőség szerint megfelelő szakemberre kell bízni. Elképzeléseinket a könyvtárra, településre jellemző sajátosságok alapján összehangolja az egyes formák, színek, betűtípusok közvetlen és közvetett hatásával[4], így alakítva ki a megfelelő jelképet. Érdemes szem előtt tartani, hogy nem tanácsos sokszínű logót választani, mert nagyon költséges reprodukálni, ráadásul a színárnyalatok máshogyan jelennek meg a különböző nyomtató-, illetve papírtípusok esetén.

Ezek csupán apróságoknak tűnnek, de összességüket tekintve a befogadók ez alapján mondják valamire, hogy olcsó, elegáns, vidám vagy éppen zavaros hatást keltő.

Nem vizuális arculati elemek

Ebbe a csoportokba tartoznak a szervezetre jellemző nevek, szlogenek, nyelvezet. Az utóbbi időben egyre több szervezet kísérletezik, hogy a könyvtár helyett más megnevezést adjon magának. Erre a gyakorlatban is számos példát találunk.

A„nyomtatott vagy elektronikus” eszközök

A „nyomtatott vagy elektronikus” eszközök közé tartoznak a különféle kiadványok, nyomtatványok, kézikönyvek, filmek, a nyomtatott vagy videóra, hang és/vagy filmszalagra rögzített beszámolók, referencia-kiadványok.

a) Kiadványok

A külső pr eszköztárából nem hiányozhatnak a pr kiadványok, ahol a lehetséges partnerek számára szükséges információkat közölnek a szervezetről. A kiadványok között találjuk a különféle kézikönyveket, emlékkönyveket, referencia-kiadványokat.

b) Az audiovizuális eszközök

Az audiovizuális eszközök funkciója hasonló a kiadványokhoz. A funkció hasonlósága azt jelenti, hogy mindkét esetben - a kiadványoknál és az audiovizuális eszközök esetében - a tartalom megegyezik, csupán a megjelenési forma különböző. Míg az egyik esetben a nyomtatott papír az üzenet hordozója, addig a másik esetben ez lehet film, videó, fólia, dia, papírkép stb. pr filmek, videók a 15 másodperctől a több órás filmsorozatokig terjedhetnek.

Rendezvényszervezés

A pr eszköztár igen népszerű eszközei a különféle rendezvények, kiállítások. A leggyakoribbak a különféle szakember-találkozók, ahol viszonylag kötetlenebb körülmények között a személyes kapcsolatépítés eszköze is jól használható. Különféle kiemelt eseményeket lehet erre felhasználni, például különféle a szervezet életében meglévő évfordulók, író-olvasó találkozó, dedikálás, könyv-örökbefogadás, lakossági fórumok, célcsoport-találkozók stb. Ezeket a rendezvényeket ki lehet egészíteni kiállításokkal, bemutatókkal.

Médiakapcsolatok

A szervezet üzenetét nehéz minden célcsoporthoz közvetlenül eljuttatni. Ebben az esetben célszerű segítségül hívni a nyomtatott és elektronikus sajtót. Ez a médiakapcsolatok szervezése útján valósul meg. Az üzenetek továbbítására a szervezet médiamixet alakít ki. Ennek lényege, hogy a média több csatornáján keresztül is megpróbáljuk eljuttatni a híreket. Ebben helyet kaphatnak hírügynökségek, sajtó, szaksajtó, szakmai hírlevelek, honlap, internetes médiumok, országos és helyi tévé és rádió.

A tudatos kommunikálás, imázsmenedzsment folyamatos: a tegnap, a múlt héten vagy a tavaly kiadott sajtóközlemény hatása az idővel csökken, tehát az imázs puszta fenntartása is folyamatos munkát kíván meg, hát még annak aktív alakítása.

Miután feltérképeztük kommunikációs környezetünket, hasznos, ha személyes kapcsolatot alakítunk ki a legfontosabb médiumokkal, és első kézből tájékoztatjuk őket rendszeresen, illetve alkalmilag is.

Üzenetünk megjelenése után is számos teendőnk marad: az eredményesség mérése, sajtófigyelés, -szemlélés, regisztrálás, archiválás. Fel kell mérni saját eredményességünket: mely médium mennyiben adta vissza üzenetünket. [5]

A kommunikációs eszközök és módszerek felsorolásánál talán a legcélszerűbb a csoportképző ismérvként használatos kommunikációtípusok szerinti osztályozást alkalmazni. Eszerint megkülönböztetünk: személyes, csoport-és tömegkommunikációs eszközöket.[6]

 

1. A személyes kommunikáció eszközei

A személyes kommunikáció lehet előadás, tárgyalás, konferencián elhangzó beszéd, párbeszéd, interjú, vita, levél, feljegyzés, stb., tehát szóban vagy írásban történhet. A kibocsátó és a befogadó (adó és a vevő) mindig beazonosítható személy.

 

2. A csoportkommunikáció eszközei:

Speciális írásbeli közlemények, mint például a nyomtatvány, üzemi lap, évkönyvek, stb.

Rendezvény típusú tájékoztatók, mint konferencia, prezentációk, üzleti találkozók, szimpóziumok, stb. Zártterületi tájékoztatók, például hirdetőtáblán elhelyezett közlemények.

 

3. A tömegkommunikáció eszközei:

Ide tartozik a televízió, rádió, sajtó, film, kiállítások, vásárok, szabadtéri reklámeszközök, stb.[7]